Quản lý tồn đọng cho SEOs

Cách khuyến khích SEO và sự hợp tác của nhà phát triển với quản lý tác vụ.

SEO Sprint là một bản tin hai tuần một lần cung cấp các mẹo, hướng dẫn và lời khuyên về Sản phẩm và Tư duy Nhanh nhẹn cho những người làm SEO làm việc với các nhà phát triển.

Khi tôi còn là một kỹ thuật viên SEO trẻ hơn, tôi luôn tin rằng việc yêu cầu các nhà phát triển thực hiện công việc chỉ đơn giản là một chuyến đi ngắn để thêm danh sách các nhiệm vụ cho Jira.

Sau nhiều năm kinh nghiệm làm việc trong nhóm kỹ thuật và sản phẩm, tôi nhận ra rằng trên thực tế, con đường dẫn đến công việc tồn đọng của nhà phát triển phức tạp hơn nhiều người nhận ra.

Qua nhiều năm làm giám đốc sản phẩm và chủ sở hữu sản phẩm, tôi đã học (và được dạy) cách quản lý tồn đọng của nhà phát triển bằng cách sử dụng các kỹ thuật quản lý tồn đọng đơn giản.

Rất nhiều điều tôi học được rất có thể áp dụng cho những người làm SEO làm việc với nhóm phát triển và sản phẩm.

Trong bản tin này, tôi muốn trả lời những câu hỏi sau:

• Quản lý tồn đọng là gì?
• Làm cách nào để nhóm sản phẩm quản lý tồn đọng?
• Làm cách nào để người làm SEO có thể sử dụng quản lý tồn đọng để hoàn thành công việc?

Lưu ý: Tôi hy vọng bản tin này khơi gợi ý tưởng về điều chỉnh cách tiếp cận của riêng bạn để làm việc với các nhà phát triển và triển khai các đề xuất SEO của bạn.

Quản lý tồn đọng là gì?

Backlog chỉ là một từ nhanh cho một danh sách các nhiệm vụ được ưu tiên.

Trong sản phẩm và kỹ thuật, đây thường là danh sách các vé trong hệ thống quản lý tác vụ như Jira, Azure, Trello, v.v.

Quản lý tồn đọng là một quá trình bổ sung, điều chỉnh và tái cấu trúc lại các nhiệm vụ này để đảm bảo nhóm kỹ thuật đang xử lý các hạng mục có giá trị nhất.

Mặc dù một người thường giám sát việc quản lý danh sách nhiệm vụ (vai trò chủ sở hữu sản phẩm trong nhóm Scrum), nhưng điều quan trọng cần lưu ý là quá trình này là một nỗ lực của cả nhóm.

Chủ sở hữu sản phẩm hoặc cá nhân chịu trách nhiệm đảm bảo các nhóm phát triển và kinh doanh liên tục cấu trúc lại các công việc tồn đọng.

Tại sao quản lý tồn đọng lại quan trọng?

Quản lý tồn đọng là một nghệ thuật hợp tác giúp thu hẹp khoảng cách giữa chiến lược và thực thi bằng cách chia nhỏ các nhiệm vụ thành các vé ưu tiên sẵn sàng cho nước rút tiếp theo.

Cách quản lý tồn đọng phát triển có thể ảnh hưởng đến tần suất phát hành mã thường xuyên và nhất quán của nhóm phát triển.

Tôi đã thấy điều gì sẽ xảy ra khi việc quản lý tồn đọng được thực hiện một cách nghiêm túc đối với nhóm phát triển. Ví dụ, nó có thể:

• Giảm lỗi và khiếm khuyết: Cả nhóm kinh doanh và phát triển làm việc cùng nhau như một nhóm để xác định vấn đề khi code được phát hành đáp ứng định nghĩa của việc hoàn thành (DoD).
• Tăng hiệu quả và năng suất: Các nhóm kinh doanh và phát triển cảm thấy hạnh phúc hơn khi làm việc cùng nhau trong một quy trình hợp tác đã thống nhất và do đó các mặt hàng được giao nhanh hơn.
• Giải quyết vấn đề: Các nhóm tập trung vào giải quyết các vấn đề kinh doanh và khách hàng là một phần của chiến lược rộng lớn hơn (không chỉ tập trung vào kết quả đầu ra).
• Nhóm hạnh phúc hơn: Quy trình nhất quán giúp thu hẹp khoảng cách giao tiếp và giúp các nhóm phát triển và kinh doanh cùng làm việc với nhau như một nhóm.

Làm cách nào để nhóm sản phẩm quản lý tồn đọng?

Nhóm sản phẩm không quản lý một công việc tồn đọng mà trên thực tế, phân đoạn công việc tồn đọng thành ba phần.

Ba phần này là:

• Cơ hội tồn đọng
• Tồn đọng sản phẩm
• Công việc tồn đọng của nhà phát triển

Việc phân đoạn tồn đọng phát triển thành ba phần giúp giữ cho các nhóm sản phẩm và kỹ thuật tập trung và giữ cho động cơ lặp lại hoạt động.

Chúng ta hãy hiểu rõ hơn về từng công việc tồn đọng.

Cơ hội tồn đọng

Cơ hội tồn đọng chỉ là một danh sách mong muốn của các ý tưởng và nhiệm vụ từ các nguồn khác nhau.

Đây là “công việc tồn đọng” đầu tiên mà tất cả các ý tưởng được chuyển đi và được lưu trữ.

Nếu bạn làm việc tại nhà hoặc trong một môi trường có nhịp độ nhanh, bạn sẽ nhận thấy những ý tưởng đó, hãy trình bày kỹ càng và nhanh chóng từ nhiều bên liên quan khác nhau, bao gồm:

• Quản lý cao hơn
• Nhà phát triển
• Nhà tiếp thị
• UX và thiết kế
• Phản hồi của khách hàng, v.v.

Chính từ danh sách khổng lồ các “cơ hội” không xác định này, các nhóm sẽ xem xét các xu hướng và tìm ra những gì cần được đưa vào sản phẩm tồn đọng.

Bạn thực sự có thể thấy các cơ hội tồn đọng trong các nhà cung cấp công cụ SEO, ví dụ: Sitebulb có một danh sách tính năng gồm 195 yêu cầu trong đó người dùng bỏ phiếu cho các ý tưởng…

… Nhưng tôi đoán 195 yêu cầu này không nằm trong hồ sơ phát triển.

Điều đó sẽ gây lãng phí cả thời gian, nguồn lực và công sức để viết và quản lý những tấm vé đó. Ngoài ra, việc viết “câu chuyện của người dùng” không phải là trường hợp đơn giản mà sẽ có rất nhiều khám phá xung quanh các dự án này.

Thay vào đó, họ tạo ra một cơ hội tồn đọng để lưu trữ và lưu giữ những nhiệm vụ và ý tưởng có thể được sử dụng trong tương lai.

Tồn đọng sản phẩm

Sản phẩm tồn đọng hay chính xác hơn là lộ trình sản phẩm là những sáng kiến ​​có giá trị cao đã được thống nhất mà doanh nghiệp muốn thực hiện để thúc đẩy tăng trưởng và làm hài lòng khách hàng.

Khi nhóm sản phẩm tạo ra một chiến lược với các sáng kiến ​​được ưu tiên (có các nhiệm vụ bên dưới), điều này sẽ tạo nên lộ trình định hướng kết quả sản phẩm.

Ngoài ra, sản phẩm tồn đọng cũng có thể kéo các nhiệm vụ hoặc ý tưởng từ tồn đọng cơ hội phù hợp với chiến lược kinh doanh và sản phẩm.

Tuy nhiên, tồn đọng sản phẩm không chỉ là việc kéo các nhiệm vụ từ một danh sách.

Trên thực tế, product backlog được sử dụng như một công cụ để giao tiếp, ước tính và cộng tác với các nhà phát triển.

Làm thế nào để nhóm sản phẩm làm điều này?

Họ sử dụng định dạng lộ trình Hiện tại, Tiếp theo và Sau này đơn giản để di chuyển các nhiệm vụ và sáng kiến ​​trên toàn diện.

Định dạng này cho phép các nhóm sản phẩm tạo 3 cột trong một bảng giống Kanban, làm nổi bật:

• Hiện tại: Nhóm hiện đang làm gì trong công việc tồn đọng của nhà phát triển.
• Tiếp theo: Nhóm đang làm việc gì để được khám phá sẵn sàng cho công việc tồn đọng của nhà phát triển.
• Sau đó: Các nhiệm vụ ít được ưu tiên hơn nhưng sẽ được thực hiện trong tương lai.

Định dạng lộ trình Hiện tại, Tiếp theo và Sau này được các nhóm sản phẩm sử dụng để làm cầu nối giữa tồn đọng cơ hội và tồn đọng nhà phát triển. Một quy trình để cộng tác với các nhà phát triển và cung cấp cho nhóm định hướng về những vé giá trị cao sẽ được thực hiện tiếp theo.

Định dạng này nhấn mạnh vào thứ tự và mức độ ưu tiên của các nhiệm vụ cần hoàn thành để cung cấp cho các nhóm phát triển một định hướng (thay vì một danh sách khổng lồ các nhiệm vụ).

Thay vì di chuyển nhiệm vụ lên và xuống một cột, giờ đây bạn có thể nhanh chóng di chuyển nhiệm vụ từ các cột Tiếp theo và Sau đó dựa trên yêu cầu hoặc mức độ ưu tiên mới.

Tôi cũng thấy kỹ thuật này hữu ích để quản lý các tác vụ trong cột Tiếp theo.

Nó nêu bật cho nhóm phát triển (và cho bạn) những tấm vé cần được phát hiện và thương lượng để chúng có thể được đưa vào phần tồn đọng của quá trình phát triển.

Công việc tồn đọng của nhà phát triển và tập hợp nó lại với nhau

Phát triển tồn đọng bây giờ không phải là một kho lưu trữ các ý tưởng mà thay vào đó là một nơi mà các nhiệm vụ đã được xác định, hiểu và ước tính bởi nhóm phát triển.

Chính quá trình này đã giúp các nhóm sản phẩm và kỹ thuật đảm bảo rằng các vé trong công việc tồn đọng của nhà phát triển có kích thước phù hợp với Sprint. Điều này giúp giữ cho động cơ lặp lại nhanh nhẹn hoạt động.

Quá trình chia tách quản lý tồn đọng thành ba phần và đảm bảo các mặt hàng có giá trị cao đang được thực hiện được gọi là Quyền sở hữu sản phẩm. Đó là những gì vai trò của chủ sở hữu sản phẩm được thiết kế để làm.

Điều quan trọng cần lưu ý là Product Owner là một vai trò (mặc dù nó có thể là một công việc trong một số nhóm). Điều này có nghĩa là không phải lúc nào người quản lý dự án hoặc nhân viên sản phẩm cũng có thể quản lý khoảng cách phân phối này cho SEO.

Các chuyên gia SEO (đặc biệt là nội bộ) có thể cần phải tự mình thực hiện quá trình này để “hoàn thành công việc”.

Làm cách nào để người làm SEO có thể sử dụng quản lý tồn đọng để hoàn thành công việc?

Bây giờ, hãy áp dụng những gì chúng ta đã học và cách quản lý tồn đọng có thể được sử dụng trong SEO.

Thực hiện quản lý công việc tồn đọng một cách nghiêm túc

Nếu bạn làm việc nội bộ với tư cách là một chuyên gia SEO, tôi sẽ luôn khuyên bạn nên thực hiện nghiêm túc việc quản lý công việc tồn đọng.

Một công ty hoặc nhóm không coi trọng việc quản lý công việc tồn đọng sẽ:

• Bloated dev backlog: Ticket chỉ được thêm vào danh sách việc cần làm ngày càng tăng mà không có bất kỳ ưu tiên hay giá trị nào khi mọi bộ phận gửi vé.
• Tăng lỗi và lỗi: Các vé được định nghĩa kém và bị hiểu nhầm có nghĩa là việc phát hành mã sẽ không như mong đợi của những người đã tạo ra nhiệm vụ.
• Làm chậm năng suất: Sự không nhất quán của nhóm và doanh nghiệp làm giảm năng suất do các nhà phát triển cần dành nhiều thời gian hơn để sửa các lỗi và khiếm khuyết do các phiếu xác định kém.
• Tạo nhóm không hài lòng: Sự hỗn loạn của việc ném vé không xác định vào các nhà phát triển có thể gây ra căng thẳng giữa các bên liên quan của doanh nghiệp và nhà phát triển, dẫn đến các nhóm không hài lòng.
• Tăng rủi ro và thời gian phát hành: Tất cả những yếu tố thiếu năng suất và đội ngũ hạnh phúc này dẫn đến việc các ngân hàng phát hành lớn, lớn có thể làm tăng rủi ro cho doanh nghiệp.

Đừng quên việc phát hành mã vận chuyển là “nhịp tim” của bất kỳ công ty trực tuyến nào.

Để tránh những tình huống như thế này, các nhóm sản phẩm thành công sử dụng các kỹ thuật quản lý tồn đọng để đảm bảo các nhiệm vụ được quản lý cẩn thận và mang lại cho nhóm khả năng định hướng.

Lộ trình Bây giờ, Tiếp theo và Sau đó

Định dạng lộ trình Hiện hành, Tiếp theo và Sau này có thể được sử dụng để quản lý cả nhiệm vụ và các sáng kiến ​​SEO khi làm việc trực tiếp với các nhóm phát triển khách hàng.

Tôi sử dụng bảng Tech SEO Backlog để quản lý các phiếu hoặc nhiệm vụ, di chuyển chúng trên bảng khi thảo luận và thương lượng các yêu cầu với nhà phát triển.

Một công cụ như Notion, Trello hoặc Asana có thể được sử dụng để nhanh chóng tạo định dạng này và chia sẻ nó với các nhóm phát triển như một phần của quy trình quản lý tồn đọng.

Bạn cũng có thể sử dụng các hệ thống này để lưu trữ tồn đọng Cơ hội (đối với khách hàng là cột Sau này).

Tại đây, bạn có thể đưa bất kỳ ý tưởng hoặc phản hồi nào để cải thiện hiệu suất SEO vào danh sách, vì vậy bạn đừng quên nó (và bạn không điền vào hồ sơ tồn đọng của nhà phát triển bằng những tấm vé không xác định).

Ngoài ra, tôi sử dụng định dạng Hiện tại, Tiếp theo và Sau đó để thông báo trạng thái của các sáng kiến ​​SEO cho các nhóm khách hàng và tiến độ / hướng của các dự án. Những sáng kiến ​​này được kết nối với các nhiệm vụ trong Tech SEO Backlog.

Cuối cùng, và quan trọng nhất, bảng Notion, Trello và Asana có thể được chia sẻ với các nhóm khách hàng để hoàn toàn minh bạch về tiến độ của các vé.

Điều này có nghĩa là công việc tồn đọng hiện được chia thành ba phần dễ tiêu hóa và dễ tiếp cận. Nguồn chân lý và định hướng cho cả nhà phát triển và các bên liên quan kinh doanh.

Hãy tạo thói quen khám phá

Các nhà phát triển không cần biết những gì ở dưới cùng của phần Cơ hội tồn đọng, nhưng họ sẽ cần tập trung vào các vé trong cột Tiếp theo trong SEO Backlog.

Định dạng sản phẩm Hiện hành, Tiếp theo và Sau đó giúp điều này dễ dàng giao tiếp với các nhà phát triển và giúp bạn nhanh chóng xác định chính xác những gì bạn cần thảo luận với họ.

Tuy nhiên, cũng giống như quản lý tồn đọng, việc tổ chức một sự kiện định kỳ hàng tuần để thảo luận về các yêu cầu của vé và yêu cầu các nhà phát triển ước tính chúng là rất quan trọng.

Trên thực tế, đây không cần phải là một sự kiện dài, trên thực tế, các khuôn khổ phân phối nhanh chứa đầy các sự kiện được sắp xếp theo thời gian.

Vì vậy, tôi sử dụng nguyên tắc thời gian tương tự với những “sự kiện” này.

Tôi thực hiện các cuộc họp có khung thời gian kéo dài 30 phút với các nhà phát triển để thảo luận về các vé trong cột Tiếp theo. Các yêu cầu về vé được thảo luận và xác định với nhà phát triển, người sẽ thực hiện các thay đổi.

Số lượng các sự kiện này có thể phụ thuộc vào tốc độ của vé được phát hành nhưng tôi thường đặt mục tiêu không quá 2-3 một tuần.

Điều này có nghĩa là vé được kéo vào phần tồn đọng của quá trình phát triển, chứ không phải được đẩy.

Định dạng vé cho Dev Backlog

Khi bạn tạo vé trong phần tồn đọng ba phần của mình, hãy đảm bảo rằng chúng ở đúng định dạng khi chúng di chuyển từ cột Sau> Tiếp theo> Hiện hành.

Một nhiệm vụ được thêm vào cột Sau có thể rất mơ hồ và không xác định (hiện tại chỉ là một ý tưởng)…

… Nhưng một nhiệm vụ trong Cột Tiếp theo cần được định dạng để nó được sao chép và dán (hoặc đẩy) vào hệ thống bán vé của nhà phát triển. Nó cần phải đáp ứng các tiêu chí đã thống nhất để các nhà phát triển và bạn hiểu khi nào hoàn thành việc mua vé (điều này được gọi là Định nghĩa Hoàn thành (DoD)).

Một định dạng rất phổ biến mà các nhóm sản phẩm và kỹ thuật sử dụng là vé Câu chuyện người dùng.

Cách định dạng vé hoàn toàn có thể phụ thuộc vào sản phẩm và đội ngũ kỹ thuật. Có hàng trăm cách để viết vé và các nhóm sản phẩm mà tôi đã nói chuyện có một cách làm khác.

Tôi sẽ viết nhiều hơn về vé SEO trong tương lai vì tôi cảm thấy mình có thể viết cả một loạt bài về nó.

Tạo thói quen tái cấu trúc

Cuối cùng, hãy đảm bảo rằng bạn là một phần của các cuộc trò chuyện khi các nhóm phát triển đang cấu trúc lại các phiếu trong phần phát triển tồn đọng.

Tái cấu trúc là quá trình đảm bảo rằng các vé trong phát triển tồn đọng cần được cập nhật hoặc thay đổi dựa trên thông tin mới hoặc các bản phát hành mã gần đây.

Điều này rất quan trọng vì bất kỳ thay đổi nào cũng có thể ảnh hưởng đến danh sách các nhiệm vụ trong công việc tồn đọng của nhà phát triển…

… Và các nhiệm vụ trong hồ sơ tồn đọng Sản phẩm và Cơ hội của bạn.

Bạn sẽ ngạc nhiên về tốc độ nhanh chóng mà một nhiệm vụ hoặc yêu cầu có thể trở nên lỗi thời, thậm chí một tuần hoặc 2 tuần sau khi được đồng ý (đặc biệt nếu bạn đang xác thực hoặc thử nghiệm các bản phát hành mã của mình).

Vì vậy, hãy đảm bảo rằng bạn ngồi lại với nhóm phát triển hoặc nhóm sản phẩm của mình để tái cấu trúc các nhiệm vụ thường xuyên nhất có thể.

Tổng kết: Quản lý tồn đọng

Quản lý công việc và tồn đọng là một quá trình mà nếu được thực hiện nghiêm túc có thể là một trong những cách tốt nhất để cộng tác với các nhóm phát triển.

Một vài thay đổi đơn giản đối với danh sách việc cần làm thông thường có thể thay đổi cách bạn giao tiếp cả lộ trình và nhiệm vụ với các nhóm phát triển.

Chìa khóa để quản lý tồn đọng là:

• Ưu tiên mua vé: Luôn đảm bảo các vé và nhiệm vụ của bạn được ưu tiên dựa trên chiến lược của bạn – hãy nhớ các ưu tiên thay đổi theo thứ tự vé của bạn.
• Ba công việc tồn đọng: Đừng cố gắng và gộp từng công việc SEO nhỏ vào công việc tồn đọng của nhà phát triển – thay vào đó hãy chia nhiệm vụ của bạn thành các công việc tồn đọng Cơ hội, Sản phẩm và Nhà phát triển để quản lý “trạng thái” của các nhiệm vụ.
• Các tồn đọng Hiện tại, Tiếp theo và Sau đó: Trong nhật ký sản phẩm của bạn không chỉ có một danh sách phẳng mà thay vào đó, cung cấp cho nó định hướng bằng cách sử dụng ba cột đơn giản.
• Hợp tác: Quản lý công việc tồn đọng không có gì nếu không có tinh thần đồng đội, hãy đảm bảo rằng bạn làm việc với các nhà phát triển và các bên liên quan khác của doanh nghiệp một cách thường xuyên.

Đọc thêm:

• Tại sao lộ trình “Bây giờ, Tiếp theo, Sau này” tốt hơn cho OKR – Phần giới thiệu nhanh về lý do tại sao việc sử dụng định dạng lộ trình này đã giúp các nhóm sản phẩm quản lý kỳ vọng.
• Giới thiệu về Quyền sở hữu sản phẩm – Một video dài 15 phút tuyệt vời về quyền sở hữu sản phẩm và quá trình chia nhỏ các ý tưởng và biến chúng thành tấm vé được thêm vào các hồ sơ tồn đọng của nhà phát triển.
• Tái cấu trúc lại Product Backlog của bạn – Giới thiệu nhanh về cách nhóm sản phẩm tái cấu trúc lại một tồn đọng phát triển.